Top Panel

Selamat Datang

10 Terbaik Proyek Perubahan Diklat PIM IV Angkatan XXIV Tahun 2016

10 Terbaik Proyek Perubahan Diklat PIM IV Angkatan XXIV Tahun 2016

 

1. Peringkat Pertama

ABSTRAK

Akhmad Buhaiti, NIP. 197906102002121001

Aplikasi Laporan Bulanan Data Madrasah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pangandaran

Laporan Poyek Perubahan, 55 halaman

 

Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi paradigma pendidikan juga mengalami pergeseran khususnya mengenai sistem informasi. Sistem informasi dibuat untuk memudahkan dalam melayani stakeholders, begitu juga dengan seksi pendidikan madrasah dalam melakukan pelayanan, bimbingan, pembinaan dalam bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana dan prasarana dan lain sebaginya memerlukan sistem informasi untuk memudahkan pelayanan. Kondisi saat ini tugas dan fungsi seksi pendidikan madrasah belum terlaksana dengan baik maka diperlukan pengumpulan dan penguatan data untuk bahan pengambilan kebijakan yang cepat, tepat dan valid maka proyek perubahan yang akan dilakukan adalah membuat aplikasi laporan bulanan berbasis web.

 Identifikasi permasalahan yang ditemukan adalah penyelenggaraan pengawasan data belum berjalan secara optimal, belum  terkoordinasi pelaksanaan pelayanan, bimbingan dan pembinaan di bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga ependidikan, sarana prasarana, pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerjasama, dan pengelolaan sistem informasi pendidikan madrasah, belum adanya SOP dalam layanan data, Penyusunan laporan penyelenggaraan pendidikan belum terpadu. Dari beberapa permasalahan tadi melalui metode USG ditemukan permasalahan yang bobot nilainya tinggi yaitu “belum terpadunya laporan bulanan madrasah di Seksi Pendidikan Madrasah Kementerian Agama Kabupaten Pangandaran”. Adapun ruang lingkup dari proyek perubahan ini adalah : melakukan penyusunan aplikasi laporan bulanan madrasah, melakukan sosialisasi aplikasi ke pengawas, KKM dan kepala madrasah, melaksanakan bimbingan teknis aplikasi ke para operator madrasah, melakukan entry data berdasarkan scoping area.

            Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan beberapa langkah diantaranya; mengidentifikasi kebutuhan dari laporan bulanan, mensinergikan dengan tim, pembagian tugas masing-masing personil, menyusun aplikasi, mensosialisasikan aplikasi, bimbingan teknis kepada operator dan evaluasi aplikasi. Adapun untuk penyiapan dokumen, pembuatan aplikasi, sosialisasi, bimbingan teknis dan uji coba aplikasi laporan bulanan madrasah dibiayai dari sumber dana stakeholders sebesar Rp. 6.500.000,- dan memerlukan waktu selama 2 bulan terhitung tanggal 12 Oktober s.d 02 Desember 2016.

            Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah meningkatnya kesadaran pengelola pendidikan madrasah untuk menyajikan data sesuai dengan kondisi yang ada, menurunya tingkat kesalahan atau ketidaksesuaian antara data dengan fakta, terselesaikannya laporan bulanan secara tepat dan cepat sesuai dengan siklus yang ditentukan. Adapun strategi yang diperlukan untuk mengatasi maasalah dalam proyek perubahan ini adalah Kemenag Kab. Pangandaran perlu membangun organisasi yang berkomitmen dan meningkatkan koordinasi dengan stakeholders, diperlukan pelatihan untuk meningkatkan motivasi kerja SDM Kementerian Agama Kab. Pangandaran, diperlukan kebijakan, program dan kegiatan untuk menigkatkan kinerja SDM, diperlukan pemberdayaan organisasi KKM, penyusunan Prosedur Operasional Baku.

 

2. Peringkat Kedua

ABSTRAK

Abu Bakar, NIP. 196402241992031003

Optimalisasi Bimbingan Syariah Dalam Pembinaan Penyembelihan Hewan Sesuai Syariat Islam Di Kementerian Agama Kabupaten Cirebon

Laporan Poyek Perubahan, 44 halaman

 

Persoalan penyembelihan hewan sesuai syariat agama islam sering dianggap kurang penting bagi sebagian masyarakat, padahal kalau dilihat dari posisi dan kedudukan hukum islam/syariah hal itu memiliki pposisi dan kedudukan yang menentukan karena menyangkut hajat orang banyak berkaitan dengan hukum halal atau haram. Prinsip halal dan haram ini sangat mempengaruhi pola-pola kehidupan beragama dan praktek-praktek penajaran agama dan tentunya dampaknya akan sangat luas bagi masyarakat. Ketidakjelasan status hewan sembelihan yang dikonsumsi oleh masyarakat dikhawatirkan akan menimbulkan keresahan dikalangan masyarakat muslim terutama maka diperlukan optimalisasi dalam pembinaan penyembelihan hewan sesuai syariat islam di Kementerian Agama Kabupaten Cirebon 

 Identifikasi permasalahan yang ditemukan adalah masih banyak rumah pemotongan hewan di Kabupaten Cirebon melakukan penyembelihan hewan belum sesuai syariat islam terutama di pasar-pasar tradisional, masih minimnya pengetahuan para petugas penyembelihan hewan tentang tata cara penyembelihan hewan sesuai syariat islam, minimnya perhatian pemerintah, tokoh agama dan masyarakat aan arti pentingnya penyembelihan hewan syariat islam. Sisi inilah yang kemudian menarik untuk dijadikan proyek perubahan diharapkan proyek ini akan memberikan rasa aman masyrakat sekaligus mendorong pemerintah memberikan  jaminan atau legalisasi pemerintah dalam menjaga harmonisasi kkehidupan bermasyarakat.

            Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan kegiatan-kegiatan yang terbagi menjadi 3 periode yaitu jangka pendek kegiatannya meliputi: membentuk tim pelaksana proyek perubahan, melakukan observasi area perubahan, sosialisasi dan pembinaan tata cara penyembelihan hewan sesuai syariat, pembekalan teknis penyembelihan hewan, membuat SOP, membuat MOU bersama MUI, mengusulkan sertifikasi pagi petugas penyembelih. Untuk jangka menengah: melakukan koordinasi dengan instansi terkait secara berkala, melakukan monitoring secara berkala, melakukan pembinaan paling sedikit 25 % RPH dan RPU di Kab. Cirebon. Sedangkan untuk jangka panjang: melakukan pembinaan terhadap semua RPH dan RPU di Kab. Cirebon.

            Dari hasil optimalisasi bimbingan syariah dalam penyembelihan hewan sesuai syariat islam dapat disimpulkan: perlu adanya usaha yang sungguh-sungguh dari pemerintah terutama dari kementerian agama, MUI dan BPPOM untuk mengatasi persoalan penyembelihan hewan karena masih banyak RPH di Kabupaten Cirebon yang belum memiliki SOP tentang penyembelihan hewan sesuai dengan syariat islam, perlu adanya peningkatan pengetahuan dan keterampilan teknis bagi petugas penyembelih tentang tata cara penyembelihan sesuai dengan syariat islam, penyembelihan hewan sesuai syariat islam adalah keniscayaan yang harus dijamin oleh pemerintah dalam pembinaan kehidupan beragama. Adapaun saran-saran: agar kementerian agama lebih proaktif untuk menjalin sinergitas dan membangun kerjasama antar lembaga, kepada MUI, BPPOM serta tokoh masyarakat dan agama agar lebih aktif lagi dalam memberikan kontrol dan masukan terkait penyembelihan hewan ini, kepada masyarakat agar membeli daging dari lembaga-lembaga yang telah tersetifikasi halal.

 

3. Peringkat Ketiga

ABSTRAK

Dody Dahwana Putra, NIP. 198108142006041004

Digitalisasi Arsip Pegawai Tenaga Kependidikan PNS Pada Website www.syekhnurjati.ac.id IAIN Syekh Nurjati Cirebon

Laporan Poyek Perubahan, 27 halaman

 

Arsip seringkali dipandang sebelah mata dan kurang mendapatkan perhatian dalam penyelenggaraan pemerintahan, padahal arsip memegang peranan yang sangat vital dalam roda pemerintahan baik secara kultural maupun dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dalam rangka menuju good governance dan clean government sebagai upaya memperoleh opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) dari BPK dan salah satu syarat untuk memperoleh opini WTP adalah pengelolaan arsip aset yang baik. Untuk mengelola arsip secara modern sesuai dengan amanat pemerintah untuk mengembangkan e-government, maka IAIN Syekh Nurjati Cirebon melakukan peningkatan pelayanan dalam bidang kepegawaian melalui pengeloaan arsip yang lebih baik berbasis sistem informasi.

 Identifikasi permasalahan yang ditemukan dari tiga masalah yaitu: masalah pengelolaan sistem informasi pegawai, masalah mutasi, dan masalah pengembangan SDM. Setelah dilakukan diagnosa USG diperoleh urutan pertama yaitu TUSI melaksanakan pengelolaan sistem informasi pegawai, Atas dasar itu maka proyek perubahan yang akan dilakukan adalah melakukan modifikasi pada SIMPEG agar mampu menyimpan dokumen/file hasil scanning dari arsip pegawai tenaga kependidikan PNS.

            Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan tahapan-tahapan kegiatan: penjelasan dan sosialisai proyek perubahan, penyususnan tim proyek perubahan, pengolahan data pegawai tenaga kependidikan PNS pada SIMPEG, pelaksanaan scanning arsip pegawai tenaga kependidikan PNS, penyusunan menu pada website www.syekhnurjati.ac.id sebagai tempat pelaksanaan digitalisasi arsip pegawai tenaga kependidikan PNS,  pelaksanaan uploading arsip pegawai tenaga kependidikan PNS, Penyusunan laporan proyek perubahan. Dalam pelaksanaan tersebut terdapat beberapa kendala baik internal maupun eksternal dan bisa diatasi melalui beberapa strategi yang penulis lakukan. Dalam capaian pelaksanaan proyek perubahan digitalisasi arsip pegawai tenaga kependidikan PNS di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon dapat terlaksana sejak tahapan rancangan sampai dengan penyususnan laporan.

            Secara umum bahwa pelaksanaan proyek perubahan digitalisasi arsip pegawai tenaga kependidikan PNS dapat terlaksana namun belum sesuai dengan rencana karena terjadinya beberapa hambatan, adapun dapat disimpulkan: terjadi beberapa perubahan milestone proposal proyek perubahan karena terjadi perubahan situasi dan kondisi dan ketersediaan waktu yang dimiliki oleh tim proyek perubahan, dari 11 menu yang dibuat dalam SIMPEG dalam proyek perubahan ini baru 2 menu yang bisa diakses untuk menyimpan arsip digital, belum terlaksana 100 % karena baru bisa mengunggah 19 pegawai dari total 97 pegawai tenaga kependidikan PNS. Adapun rekomendasi dari penulis adalah : proyek perubahan ini harus dikembangkan lagi maka dari itu rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon agar memberikan arah kebijkan dalam administrasi  kepegawaian, dan untuk Kepala Biro AUAK agar bisa mensinergikan sistem ini kedalam sistem administrasi pegawai di IAIN Syekh Nurjati Cirebon  dan untuk Kepala Pusat Sistem Informasi agar bisa meningkatkan kapasitas dan performa jaringan dan kepada seluruh pegawai tenaga kependidikan di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon berperan aktif dalam pengamanan dan pemeliharaan arsip digital.

 

4. Peringkat Keempat

ABSTRAK

H. Opin, NIP. 197308092005011002

Optimalisasi Penataan Arsip Nikah- Rujuk Dan Katalog Arsip Elektronik Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Cibereum Kota Tasikmalaya

Laporan Poyek Perubahan, 72 halaman

 

Kantor Urusan Agama Kecematan adalah Unit Pelaksana Teknis Bimas Islam yang mempunyai tugas dan fungsi diantaranya penyusunan statistik, dokumentasi dan pengelolaan sistem informasi manajemen KUA dan pelaksanaan tata usaha dan rumah tangga KUA yang diantaranya adalah sebagai unit pengolah dan penata kearsipan. Salah satu arsip di KUA adalah arsip nikah- rujuk, untuk meningkatkkan pelayanan kepada masyarakat yang lebih baik khususnya di bidang kearsipan, maka KUA Kecamatan Cibereum perlu melaksanakan proyek perubahan dalam hal penataan dan pengelolaan arsip nikah dan rujuk karena kondisi nya belum tertata dengan baik dan rapih, sarana prasarana yang kurang optimal, sumber daya manusia tentang kearsipan yang kurang mahir dan terampil, belum tersedianya katalog arsip elektronik untuk memudahkan pencarian.   

 Identifikasi permasalahan yang ditemukan yaitu: arsip nikah dan rujuk belum tertata dengan rapih dan belum adanya katalog arsip elektronik, belum optimalnya data kemesjidan, pelaksanan bimbingan pranikah belum maksimal, data wakaf belum lengkap, setelah dilakukan diagnosa menggunakan metode USG maka didapatkan permasalahan yang bobot nilainya tinggi yaitu arsip nikah dan rujuk belum tertata dengan rapih dan belum adanya katalog arsip elektronik maka sasaran dari proyek perubahan ini adalah: mengoptimalkan penataan arsip nikah dan rujuk serta membuat katalog arsip elektronik.  

Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan tahapan-tahapan kegiatan yaitu: melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor dan stakeholder, rapat dengan tim efektif, menyusun onsideran SK, penandatanganan draft SK, membuat draft SOP tentang penyimpanan arsip nikah-rujuk, menetapkan format katalog elektronik arsip NR, sosialiasi dan bimbingan penataan arsip NR dan penggunaan catalog elektronik, melakukan kegiatan penataan arsip NR dari tahun 1956-2016, entri data nikah pada format katalog arsip elektronik, uji coba katalog elektronik arsip NR, evaluasi dan penyusunan laporan. Ada beberapa kendala baik internal maupun eksternal dalam pelaksanaan proyek perubahan ini diantaranya kurangnya kemampuan SDM Tim efektif, dokumen-dokumen yang sudah rusak, tidak terencanaya anggaran DIPA kanmenag khusus untuk kegiatan proyek perubahan dan lain sebagainya, adapun strategi menghadapi kendala tersebut dilakukan upaya-upaya dengan memberikan pengarahan dan sosialisasi pada tim efektif, dokumen yg sudah rusak dijilid kembali, mengenai anggaran dikonsultasikan dengan mentor sehingga anggaran untuk proyek perubahan ini diambil dari akun belanja barang KUA.

Kesimpulan tentnag proyek perubahan ini yaitu tentang kearsipan nikah-rujuk pada KUA Kecamatan Cibereum Kota Tasikmalaya sangatlah berarti dan bermanfaat, baik bagi instansi maupun bagi masyarakat yang membutuhkan data yang cepat dan akurat, perlu pengelolaan yang profesional , srana dan prasarana penyimpanan yang memadai agar data tersimpan dengan baik dan rapih, perlunya katalog arsip elektronik agar penyimpanan lebih efektif dan efisien. Adapun saran dari penulis adalah perlu dibangun gedung atau ruang khusus arsip, sarana dan prasarana kearsipan dilengkapi dengan mengalokasikan dana khusus untuk pengelolaan kearsipan melalui DIPA, mengangkat petugas arsiparis yang profesional, pengelolaan arsip perlu perhatian semua pihak, khususnya pegawai KUA sehigga pelayanan prima kepada masyarakat bisa terwujud.

 

5. Peringkat Kelima

ABSTRAK

Ahmad Sadeli, NIP. 196612241994031003

Membangun Sistem Informasi Guru Pendidikan Agama Islam Berbasis Website Di Kantor Kementerian Agama Kota Depok

Laporan Poyek Perubahan, 29 halaman

 

Sistem informasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan karena membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan terlebih dalam pengelolaan sistem informasi tenaga kependidikan agama islam yang pembinaan dan pembiyayaan sertifikasinya dibawah Kementerian Agama. Banyaknya guru-guru pendidikan agama islam yang menjadi tanggungjawab kanmenag maka perlu sekali dibangun sistem informasi yang handal dan akurat yang memudahkan penataan administrasi, pembinaan, supervisi dan laporan kinerja GPAI, sehingga harapan untuk menjadikan GPAI yang profesional dan terpenuhinya guru GPAI di kota Depok akan tercapai.

Identifikasi permasalahan yang ditemukan adalah : sisitem informasi GPAI berbasis kepada data Emis yang dikendalikan oleh Direktorat Pendidikan Islam secara nasional, penginputan data GPAI ditingkat Kementerian Agama Kota dilakukan oleh operatur yang tertunjuk dan terlatih dan memiliki kemampuan mengoperasikan komputer dengan baik, media komputer yang digunakan harus kompatibel dan memenuhi riteria tertentu, setiap updating data GPAI memerlukan waktu, tenaga serta biaya khusus. Sedangkan permasalahan dalam seksi pendidikan agama dan keagamaan islam adalah: rendahnya pelayanan, bimbingan dan pembinaan di bidang pendidikan agama islam, rendahnya pelayanan bimbingan dan pembinaan di bidang pendidikan keagamaan, lemahnya pengelolaan sistem informasi pendidikan agama islam, lemahnya pengelolaan sistem informasi pendidikan diniyah dan pondok pesantren. Setelah dilakukan diagnosis maka di peroleh prioritas permasalahan yaitu masih lemahnya pengelollan sistem informasi pendidikan agama islam. 

Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan tahapan-tahapan kegiatan yaitu: koordinasi dan konsultasi dengan mentor, rapat perencanaan pelaksana proyek dan pembentukan tim kerja, rakor seksi pakis dengan pengawas  PAI, KKG GPAI SD, dan MGMP GPAI SMP, SMA, SMK Kota Depok, Rapat teknis penyusunan rancang bangun website, pembuatan website www.gurupai.com, audensi dalam rangka kordinasi dan konsultasi dengan Kepala Dinas Pendidikan Kota Depok, terlaksananya kordinasi dengan Kabid Dikdas dan Kabid Dikmenjur Dinas Pendidikan Kota Depok, penyelesaian pembuatan dan penyerahan website www.gurupai.com, launching dan sosialisasi website www.gurupai.com, sosialisasi entry  data guru PAI melalui KKG dan MGMP dan UPT TK/SD, rapat evalusi pelaksanaan proyek perubahan, penyusunan laporan. Adapun kendala yang dihadapi dalam proyek perubahan ini adalah kurangnya SDM yang mempunyai kompetensi yang sesuai, kurangnya pengawas GPAI, tidak ada DIPA secara mandiri, membangun sinergitas dan networking. Adapun strategi yang diambil dalam mengatasi kendala yaitu koordinasi, pengawasan dan supervisi, membangun kemitraan dengan penyedia jasa IT, meningkatkan intensitas  pembinaan terhdap GPAI melalui KKG dan MGMP.

Kesimpulan tentang proyek perubahan ini yaitu tersosialisasikan website tersebut dengan seluruh GPAI dan seluruh stakeholders Di Kota Depok, terinputnya data guru secara online dan telah mencapai 38%, terbangunnya komunikasi dan sinergitas dan jaringan networking yang kuat dengan seluruh stakeholders, tersedianya data GPAI yang semakin lengkap di website gurupai.com, terupdatenya data GPAI secara berkesinambungan, tersedianya informasi yang lengkap dan akurat tentang GPAI di sekolah. Adapun rekomendasi yang diajukan adalah: kementerian agama Kota Depo perlu senantiasa membangun organisasi yang berkomitmen dan meningkatkan koordinasi dengan stakeholders pendidikan dalam mencapai tujuan-tujuan perbaikan pengelolaan data GPAI, perlu dilaksanakan kegiatan pelatihan IT agar meningkatkan kinerja, peningkatan pemberdayaan organisasi KKG dan MGMP dengan dukungan anggaran yang memadai, setiap satker pendidikan harus didorong untuk memiliki sistem pengelolaan data berbasis aplikasi website secara mandiri.

 

6. Peringkat Keenam

ABSTRAK

M. Ma’sum, NIP. 196303161994031003

Aplikasi Laporan Harian Pegawai Kementerian Agama Kota Depok

Laporan Poyek Perubahan, 32 halaman

 

Sejalan dengan perkembangan peradaban dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, paradigma tata kelola instansi juga mengalami pergeseran khususnya mengenai system informasi Salah satu upaya Kementerian Agama yang ingin meningkatkan kualitas pelayanan dan pengelolaan maka diperlukan pengumpulan dan penguatan data untuk bahan pengambilan kebijakan. Oleh karena itu proyek perubahan yang akan penulis lakukan adalah membuat aplikasi laporan bulanan berbasis Web. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat memberikan layanan secara cepat, tepat dan valid dalam pengelolaan data laporan kinerja Kementerian Agama Kota depok. 

Kondisi eksisting laporan harian pegawai di Kementerian Agama Kota depok sebagai berikut : laporan kinerja masih bersifat manual, Pelaksanaan laporan kinerja belum rutin dan sistemik, Penyusunan laporan  membutuh waktu yang relatif lama, Pengawasan/kendali data belum berjalan secara efesien. Selain itu terdapat beberapa permasalahan diantaranya: Penyelenggaraan pengawasan data belum berjalan secara optimal, Belum terkordinasnyai  laporan kinerja,antara seksi dan petugas  pengelola data, Belum adanya Standar Operasional Prosedur dalam layanan data, Penyusunan laporan kinerja belum terpadu. Berdasarkan penilaian masalah dengan metode USG, dari keempat masalah diatas dapat ditentukan permasalahan yang bobot nilainya tinggi dean merupakan permasalahan yang penting yaitu “Belum terpadunya laporan harian maupun bulanan di Kementerian Agama Kota Depok

            Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dilakukan beberapa langkah diantaranya mengidentifikasi kebutuhan dari laporan kinerja, mensinergikan dengan tim, pembagian tugas masing-masing personil, menyusun aplikasi, mensosialisasikan aplikasi, bimbingan teknis kepada operator dan evaluasi aplikasi. Adapun capaian dari realisasi dari proyek perubahan yaitu sebagai berikut: terwujudnya aplikasi laporan kinerja pegawai, tersosialisasikannya aplikasi laporan kinerja pegawai, terbentuknya tim operator, terdokumentasikannya data pegawai berdasarkan scoping area. Kendala-kendala yang ditemukan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah membangun sinergitas untuk membangun jejaring dengan stakeholders, ketersediaan SDM, ketersedian fasilitas kantor, belum adanya DIPA secara mandiri, kebijakan tentang evaluasi sarana prasarana belum maksimal.

            Kesimpulan tentang proyek perubahan ini adalah terwujudnya sikap responsif pegawai terhadap perubahan-perubahan yang terjadi, terbangunnya semangat yang terbarukan bagi pengelola pegawai Kementerian Agama Kota Depok selain itu proyek perubahan ini lebih spesifiknya kesadaran pengelola kepegawaian semakin meningkat dalam menyajikan data sesuai dengan kondisi yang ada, menurunnya tingkat kesalahan atau ketidaksesuaian antara data dan fakta, terselesaikan laporan kinerja secara tepat dan cepat sesuai dengan siklus yang ditentukan. Adapun rekomendasinya adalah Kementerian Agama Kota Depok perlu senantiasa membangun organisasi yang berkomitmen dan menjaga koordinasi  dengan stakeholders dalam mencapai tujuan-tujuan perbaikan, diperlukan pelatihan baik manjerial maupun subtantif untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai, dilakukan penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Untuk Merealisasikan Program Aplikasi         

 

7. Peringkat Ketujuh

ABSTRAK

Tapi Puad, NIP. 196405061987031003

Optimalisasi Penataan Arsip Nikah Rujuk Terintegrasi SIMKAH

Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Caringin Kabupaten Bogor

Laporan Poyek Perubahan, 25 halaman

 

 

Dalam kegiatan organisasi tentu saja memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip, arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan, diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau individu dalam rangka pelaksanaan kegiatan  atau karena kewajiban legalnya. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek termasuk dalam pengelolaan arsip, perubahan ini juga mendorong perubahan di Kementerian Agama dalam pengelolaan arsip termasuk di KUA pengelolaan arsip nikah rujuk merupakan hal yang urgen karena berkenaan dengan proses pengolahan, penyimpanan, pemberkasan dan penemuan kembali arsip tersebut.  Dengan pengelolaan dan penataan arsip yang baik,  memudahkan pencarian data arsip yang diperlukan dan prosesnya akan berjalan cepat dan akurat. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan  diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dengan demikian, proyek perubahan penataan dan pengelolaan arsip nikah dan rujuk diperlukan untuk meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, ketika mereka memerlukan data yang dibutuhkan.

Identifikasi masalah dari proyek perubahan ini adalah : Penataan arsip Nikah Rujuk di lingkungan KUA Kecamatan Caringin yang belum tertata dengan baik, Sarana dan prasarana yang dimiliki KUA Kecamatan Caringin dalam penataan kearsipan yang terintegrasi dengan Simkah belum adaKurangnya Sumber Daya Manusia yang dimiliki KUA Kecamatan Caringin dalam memahami tentang penataan arsip yang sesuai dengan peraturan perundang– undangan. Ruang lingkup proyek perubahan ini yaitu: Melakukan koordinasi, rapat dengan  mentor dan  Unit /Intansi terkait , PembentukanTim Efektif penataan arsip Nikah Rujuk yang terintegrasi SIMKAH, Mengadakan sosialisasi penataan arsip Nikah Rujuk yang terintegrasi SIMKAH, Menyediakan ruangan khusus  , untuk menunjang ketertiban dan keamanan, Arsip Nikah Rujuk yang terintegrasi SIMKAH.

Hasil capaian proyek perubahan dalam milestone jangka pendek yaitu pelaksanaan kegiatan selama dua bulan lebih mulai tanggal 5 Oktober 2016 sampai dengan 31 Desember 2016. Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan terdapat beberapa kegiatan yang tidak sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan, yaitu mendahului jadwal maupun terlambat pelaksanaannya, namun tetap diupayakan untuk diselesaikan. Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan terdapat pula penambahan kegiatan yang semula direncanakan di jangka menengah tetapi dalam jangka pendek ini telah dilaksanakan, hal ini dikarenakan telah siapnya beberapa hal dan mendesak untuk dilakukan. Pelaksanaan kegiatan ini meliputi : tersosialisasikanya seluruh kegiatan dan tujuan proyek perubahan pada seluruh stakeholder, pengadaan almari / rak, pengadaan komputer dan instalasi internet, tertatanya arsip Nikah Rujuk yang terintegrasi dengan SIMKAH.

Penataan arsip Nikah Rujuk yang terintegrasi dengan Simkah di lingkungan KUA Kecamatan Caringin belum tertata dengan baik, Sarana dan prasarana yang dimiliki KUA Kecamatan Caringin dalam penataan kearsipan yang terintegrasi dengan Simkah belum ada, Kurangnya Sumber Daya Manusia yang dimiliki KUA Kecamatan Caringin dalam memahami tentang penataan arsip yang sesuai dengan peraturan perundang–undangan. Rekomendasi dari proyek perubahan ini adalah Direkomendasikan untuk pembuatan media informasi yang memadai tentang SIMKAH sehingga  memberikan pengetahuan kepada masyarakat luas tentang aplikasi tersebut, Proyek perubahan jangka menengah dan panjang membutuhkan tenaga yang banyak, karena banyak arsip dari tahun 2014 ke belakang yang belum dimasukan ke dalam aplikasi Simkah.

 

8. Peringkat Kedelapan

ABSTRAK

Ahmad Ade, NIP. 196404211992031004

Aplikasi Pengelolaan dan Pelaporan Dana BOPRA Di Lingkungan Kementerian Agama Kabupaten Karawang

Laporan Poyek Perubahan, 36 halaman

 

Perkembangan informasi pendidikan dewasa ini sangat pesat semakin menuntut para pengelola pendidikan bukan hanya mempertanggung jawabkan mutu pendidikan secara kualitas output peserta didik akan tetapi soal anggaran pendidikan yang disalurkan melelui dana Bantuan Operasional Pendidikan Raudhatul Athfal harus bisa dipertanggungjawabkan secara akurat  sehingga pengelola RA dituntut harus mengikuti perkembangan teknologi Selain itu, peraturan pendidikan dari pemerintah selalu berubah dan berkembang harus dapat diakses dan di update oleh RA sehingga dapat mengimplementasikan untuk kemajuan pendidikan. Evaluasi dan penyusunan laporan penyelenggaraan pendidikan madrasah menegenai standar pembiayaan akan lebih dikedepankan agar pihak penyelenggara pendidikan bekerja secara efektive dan evesien  untuk pihak internal maupun pihak ekternal melalui sistem aplikasi pengelolaan dan laporan dana BOPRA melalui Web sebagai proyek perubahan yang akan dilaksanakan di Seksi Pendidikan Madrasah Kabupaten karawang .

Hasil identifikasi permaslahan ditemukan Kurangnya fasilitas yang tersedia di madrasah, kemampuan sdm di setiap madrasah, minimnya anggaran pengadaan barang. Dengan metode USG maka didapatkan bobot yang paling tinggi adalah permaslahan kemampuan SDM di madrasah, setelah dicari penyebab masalah dan dianalisis dengan menggunakan pohon masalah maka dilakukan lagi USG dengan hasil sebagai berikut: tersusunnya aplikasi pengelolaan dan pelaporan BOPRA secara terpadu/online, terlaksananya penyelenggaraan pengawasan data secara optimal, tersedianya standar operasional prosedur dalam layanan data, terkordinasikannya pelaksanaan pelayanan, bimbingan dan pembinaan di bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana prasarana, pengembangan potensi siswa, kelenbagaan, kerja sama dan pengelolaan sistem informasi pendidikan madrasah. Berdasarkan analisis pohon masalah tersebut maka sasaran yang akan penulis jadikan proyek perubahan adalah Aplikasi Pengelolaan dan Pelaporan BOPRA di Seksi Pendidikan Madrasah Kementerian Agama Kabupaten Karawang dengan menggunakan Aplikasi berbasis Web.

Pelaksanaan proyek perubahan dilakukan dengan beberapa langkah diantaranya: mengidentifikasi kebutuhan dari Pengelolaan dan Pelaporan BOPRA, mensinergikan dengan Tim, pembagian tugas masing-masing personil, menyusun aplikasi, mensosialisasikan aplikasi, bimbingan teknis kepada Operator dan evaluasi aplikasi. Adapun biaya dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah sebesar Rp. 9.500.000,-. Adapun kendala yang dihadapi diantaranya: Ketersediaan SDM; ketersediaan fasilitas kantor; belum adanya DIPA secara mandiri. belum ada mapping tentang Fasilitas Madrasah; pelaksanaan diklat untuk kepala madrasah belum menyentuh kepada ranah penguasaan teknologi informasi. Strategi yang diambil dalam mengatasi kendala-kendala: Pengawasan pengelolaan data secara berkesinambungan, Membangun kemitraan dengan perusahaan penyedia jasa telekomunikasi, Membangun dan memberikan contoh Semangat yang Terbarukan, Pendampingan Penyusunan RAPBM di madrasah masing-masing, Pembentukan Komunitas Operator Madrasah di tingkat Kabupaten.

Kesimpulan dari proyek perubahan ini adalah: meningkatnya kesadaran pengelola pendidikan madrasah untuk menyajian data sesuai dengan kondisi yang ada, menurunnya tingkat kesalahan data, terselesaikannya laporan bulanan secara tepat dan cepat, terjaminnya akurasi data pelaporan siswa, ketenagaan maupun sarana prasarana. Adapun rekomendasinya adalah: Kemenag Kab. Karawang diharapkan membangun komitmen dan meningkatkan koordinasi dengan stakeholders, diperlukan kegiatan pelatihan baik manajerial maupun substansi bidang tugas, diperlukan pemberdayaan KKM, penyusunan Prosedur Operasional Baku agar segera direalisasikan.

 

9. Peringkat Kesembilan

ABSTRAK

 

Hendi Juhendi, NIP. 196411161988011001

Optimalisasi Pencatatan Nikah Melalui Sosialisasi Terpadu

Kantor Urusan Agama Kecamatan Sukaresmi Kabupaten Cianjur

Laporan Poyek Perubahan, 23 halaman

 

Ketentuan mengenai keharusan pencatatan nikah telah tegas disebutkan dalam perundangan, campur tangan pemerintah negara terhadap lembaga perkawinan sangat penting karena dampak hubungan hukum yang dilahirkannya sangat luas, negara menginginkan semua hubungan hukum warganya berjalan teratur dan pasti. Apabila suatu pernikahan tidak dicatat maka maka akibat hukumnya adalah ketika terjadi persengketaan antara suami istri maka pasangan tersebut tidak bisa minta perlindungan secara konkrit kepada negara, dalam hal ini minta putusan kepada Pengadilan. Hal ini terjadi karena perkawinan yang bersangkutan tidak tercatat secara resmi di dalam administrasi negara, sehingga sebagai konsekuensinya adalah hukum apapun yang terjadi selama dalam perkawinan dianggap tidak pernah ada. Maka dari itu pencatatan nikah sangat penting untuk disosialisasikan pada masyarakat.

Identifikasi permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut: peristiwa nikah tidak tercatat, kurangnya sosialisasi tentang pentingnya pencatatan nikah kepada masyarakat, kegiatan sosialisasi tentang pentingnya pencatatan nikah kepada masyarakat belum dilakukan secara terpadu, tujuan jangka pendek dari proyek perubahan ini adalah sosialisasi UU Perkawinan secara terpadu, mendata peristiwa nikah yang tidak tercatat, sedangkan tujuan jangka panjang nya adalah tidak terjadi lagi pernikahan yang tidak tercatat. Manfaat dari proyek perubahan ini yaitu: meningkatkan kegiatan koordinasi lintas sektoral dibidang kepenghuluan, mewujudkan partisipasi tokoh agama, mengoptimalkan fungsi KUA, masyarakat memahami lebih banyak dan memandang penting tentang pencatatan nikah.

Hasil capaian proyek perubahan dalam jangka pendek yaitu pelaksanaan kegiatan selama 2 bulan kurang mulai tanggal 12 Oktober sampai dengan 4 Desember 2016 .Hasil capaian pelaksanan kegiatan proyek perubahan tersebut diuraikan dalam tahapan kegiatan meliputi : Koordinasi dengan mentor, Membentuk Tim efektif, Melakukan Sosialisasi optimalisasi pencatatan nikah kepada Pelaksana Tata Usaha dan para Penghulu/Rapat Internal, Koordinasi dengan Stakeholdert Tingkat kecamatan dengan camat dan kapolek, koordinasi dengan mentor, komunikasi dengan mentor, koordinasi dengan kepala desa Kawungluwuk, koordinasi dengan kepala desa  Cikanyere, koordinasi dengan kepala desa  Pakuon, melakukan kegiatan Sosialisasi Optimalisasi Pencatatan Nikah melalui sosialisasi terpadu di desa Pakuon.

Kesimpulan dari proyek perubahan ini yaitu adanya kesepakatan dengan para stakeholders terkait dilaksanakannya sosialisasi pencatatan nikah melalui sosialisasi terpadu, terbentuknya tim efektif optimalisasi pencatatan nikah melalui sosialisasi terpadu yang ditetapkan dengan surat keputusan kemenag, bahwa pencatatan nikah di KUA sebagai tolak ukur kepemilikan legalitas formal yang tidak bisa diabaikan, seluruh masyarakat terutama tokoh agama yang biasa memfasilitasi pernikahan dibawah tangan diberikan ssosialisasi agar dilengkapi dengan kepemilikan buku nikah secara resmi dan benar yang dikeluarkan dari Kantur Urusan Agama

 

Berita Populer

Daftar Judul Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XXIII di Lingkuangan Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat Tahun 2015

DAFTAR JUDUL PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXIII DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA BARAT TAHUN 2015 Nama Lengkap NIS Unit Kerja Proyek Perubahan Zainal Arifin 23.15.1248 IAIN Syekh Nurjati Cirebon Optimalisasi Layanan Administrasi Pada Lembaga...

Hits:131Read More

Orientasi Kejibakan BDK Bandung

Orientasi Kejibakan BDK Bandung BDK Bandung (17/01/17): Menindaklanjuti hasil analisis kebutuhan diklat (AKD) pada tahun 2016, ada beberapa catatan yang harus ditindaklanjuti dan disosialisasikan kepada stakeholder, terutama yang berhubungan dengan...

Hits:196Read More